Wdrażając CRM dochodzimy do momentu, w którym musimy system zasilić danymi. Bardzo rzadko zdarza się sytuacja, że dane wprowadzamy ręcznie. Z reguły w firmie istnieją różnego rodzaju bazy, pliki zawierające dane, które chcielibyśmy mieć w CRM. Jak to zrobić? Sposobów jest wiele. My opisujemy jeden z wykorzystywanych.

Stwórz mechanizm importu

Opracujmy samemu lub zlećmy firmie zewnętrznej stworzenie mechanizmu importu. Ważne, aby posiadał wbudowane zasady deduplikacji danych. Aby rekord, przykładowo klient, powtarzający się w wielu bazach nie zaimportował się kilkakrotnie do systemu CRM. Mechanizm powinien importować dane z określonego formatu pliku.

Wszystkie dane uporządkowane

Postarajmy się doprowadzić wszystkie dane do określonego, przez mechanizm importu, formatu pliku. Musimy uporządkować dane. Sprawdźmy poprawność nazw, adresów , telefonów, osób kontaktowych i innych, które importujesz. Jeśli zaimportujemy bałagan, na bałaganie będziemy pracować.

Import

Zaimportujmy dane. Po wykonaniu importu dokonujemy jeszcze raz sprawdzenia danych. Dopiero po pozytywnym wyniku testów możemy rozpocząć pracę.

Podsumowanie etapów importu

1. Ustalenie źródeł importu danych (bazy, pliki)
2. Przygotowanie mechanizmu importującego dane.
3. Przygotowanie danych do importu.
4. Sprawdzenie jakości danych.
5. Import.
6. Sprawdzenie importu
7. Rozpoczęcie pracy.

Na koniec ważny element importu

Ważnym elementem, na który musimy zwrócić uwagę podczas importu, jest wspomniana wcześniej deduplikacja danych. Mechanizm ten powinien odnajdywać dane podobne wg określonych wcześniej założeń. Przykładowo dla importowanych danych klientów musi brać pod uwagę nazwę, fragment nazwy, wspólną cześć nazwy, adres, kod, nip. Powinien łączyć te dane na różne sposoby i z nich tworzyć listę podobieństw i rozbieżności. Po zakończonej pracy mechanizmu reduplikacji konieczna będzie również praca ludzka polegająca na ostatecznych zweryfikowaniu listy zawierającej dane podobne.

Poprawne przeprowadzenie importu będzie warunkowało nam wysoką jakość danych w systemie, a co za tym idzie efektywniejszą pracę użytkowników. Ważne, więc aby poświecić tej czynności wystarczająco dużo czasu i uwagi.