Zakup oprogramowania dla małej firmy to kosztowna inwestycja. Jako właściciel lub lider firmy wiesz, że wybrany system będzie musiał spełniać oczekiwania i służyć pracownikom przez kilka lat, dlatego porażka przy doborze nie wchodzi w grę, a wybór musi być przeprowadzony bardzo  świadomie. Firma Capterra przeprowadziła ankietę wśród liderów małych firm na temat ich procesu wyboru oprogramowania i zidentyfikowała pięć elementów, które mogą zwiększyć Twoje szanse na udany zakup oprogramowania.
Te taktyki można wdrożyć w każdej małej firmie, niezależnie od tego, jakie oprogramowanie kupujesz lub posiadasz wiedzę techniczną, i mogą zwiększyć prawdopodobieństwo wyboru oprogramowania spełniającego wszystkie Twoje potrzeby.

 1: Skoncentruj się na wewnętrznych celach zamiast na zewnętrznych naciskach

Badania wykazały że gdy firmy koncentrują się na wewnętrznej motywacji przy zakupie oprogramowania, takiej jak zwiększanie produktywności lub wydajności, ich szanse na uzyskanie doskonałego dopasowania wypadły powyżej średniej. Z drugiej strony, kiedy koncentrują się na motywacji zewnętrznej, takiej jak presja konkurencyjna, prawdopodobieństwo dobrego doboru systemu spada.
Powód jest prosty: poddawanie się presji konkurencji prowadzi do inwestycji w oprogramowanie w złej wierze i według słabo zdefiniowanych celów. Bez miernika, takiego jak produktywność lub wydajność, pozwalającego dokładnie ocenić sukces i bez rozważenia, czy dana inwestycja w oprogramowanie ma sens w Twojej wyjątkowej sytuacji biznesowej ryzyko złego dopasowania jest wysokie.

2: Zachęcaj osoby mające wpływ na podejmowanie decyzji do pełnego uczestnictwa, podziękuj sporadycznym odwiedzającym

Prawdą jest, że angażowanie innych członków firmy, a szczególnie osoby z zespołu, które będą pracować na wybranym systemie może pomóc w lepszym dobraniu systemu. Aby tak się stało, kluczowy jest poziom zaangażowania tych osób w proces zakupowym musi być bardzo wysoki i stały.
Jak wynika z badania „Sporadyczni uczestnicy często nie mają pełnego kontekstu wszystkich rozmów, które miały miejsce z członkami zespołu zakupowego. W rezultacie albo dodadzą ograniczoną wartość do procesu, albo mogą przynieść stronnicze punkty widzenia, które dewaluują pracę zespołu projektowego. ”

3: Sprawdzaj informacje poprzez niezależne źródła

Badania wykazały, że firmy które wysoko oceniły poziom dopasowania zakupionego systemu, prawie dwukrotnie częściej korzystają z niezależnych źródeł na temat oprogramowania czy firmy która ma je wdrożyć, takich jak recenzje użytkowników, zewnętrzni eksperci i współpracownicy.

 4: Skorzystaj z bezpłatnych okresów próbnych

Bezpłatny okres próbny oferowany przez większość dostawców jest nieocenionym narzędziem do oceny dostępnych opcji i podejmowania lepszych decyzji.
Badania Capterra to potwierdzają: Kupujący, którzy uznają bezpłatne okresy próbne za najważniejsze źródło informacji do dokładnej oceny dostawców oprogramowania, najprawdopodobniej zapewnią doskonałe dopasowanie.

5: Stwórz listę pewnych faworytów i już jej nie zmieniaj

Po zbadaniu i omówieniu opcji oprogramowania, które wyglądają obiecująco, Ty i Twój zespół zredukujecie listę dostawców do 2-3 opcji, które warto głębiej rozważyć. Ciągłe zmiany lub dodawanie kolejnych dostawców do listy faworytów, opóźnia cały proces i daje Twojemu zespołowi więcej dostawców do oceny, ale także poddaje w wątpliwość wybory które trafiły na finalną listę.

Źródło: https://blog.capterra.com/great-match-software-selection-process/