9 maja obchodzimy Dzień Unii Europejskiej. Można to zignorować, ale można też… przypomnieć sobie o jednym z najbardziej znanych (i znienawidzonych?) „dzieci” UE – czyli RODO.

Kiedy w 2018 roku weszło w życie, wielu przedsiębiorców łapało się za głowę. „Czy mogę jeszcze zadzwonić do klienta?”, „Muszę mieć zgodę na wszystko?”, „Czy teraz za każdą ulotkę z adresem grozi mi milionowa kara?” – takie pytania padały non stop.

Dziś, kilka lat później, większość firm nauczyła się żyć z RODO. Ale czy naprawdę je rozumieją? I co ważniejsze – czy potrafią z niego korzystać na swoją korzyść?

RODO w praktyce, czyli nie tylko papierologia

RODO to nie tylko obowiązek klepania klauzul informacyjnych i podpisywania zgód. To przede wszystkim:

✅ Porządek w danych – wiesz, gdzie trzymasz dane klientów, kto ma do nich dostęp i co się z nimi dzieje. Brzmi jak banał, ale w praktyce często nikt nie wie, gdzie są stare excele z adresami.

✅ Zaufanie klientów – kiedy klient słyszy „Twoje dane są bezpieczne”, i naprawdę tak jest, to działa lepiej niż rabat 10%. Szczególnie w świecie, gdzie co chwilę słychać o wyciekach.

✅ Spokój ducha – masz jasne procedury, więc jeśli ktoś zadzwoni z pytaniem: „Dlaczego macie moje dane?” – nie panikujesz. Wiesz, co powiedzieć i co zrobić.

A jak to wygląda w CRM?

Systemy CRM to prawdziwa kopalnia danych osobowych — adresy, numery telefonów, historia kontaktów i wiele więcej. Jak więc pogodzić wygodę pracy z wymogami RODO?

• Zgody na przetwarzanie: Twój CRM powinien pozwalać na rejestrowanie zgód klientów i informować, na co dokładnie się zgadzają. Dzięki temu nie pomylisz marketingu z obsługą posprzedażową.
• Prawo do bycia zapomnianym: Klient poprosi o usunięcie danych? CRM musi umożliwić szybkie i pełne usunięcie danych, a jednocześnie zostawić ślad w systemie, że zgoda została wycofana i dane usunięte.
• Minimalizacja danych: Nie przechowuj w CRM niczego, co nie jest Ci absolutnie potrzebne. Po co trzymać stare notatki, które nie mają znaczenia?
• Bezpieczeństwo: Dostępy do CRM muszą być ściśle kontrolowane, a dane odpowiednio zabezpieczone (szyfrowanie, backup, role użytkowników). Żadnych haseł na karteczkach ani wolnych arkuszy Excel!
• Transparentność: Klienci mają prawo wiedzieć, co i jak długo przechowujesz. W dobrym CRM łatwo wygenerujesz raporty i udzielisz informacji.

Jak podejść do RODO po ludzku?

Nie komplikuj. Stwórz proste zasady. Nie kopiuj cudzych polityk. Twój regulamin powinien pasować do Twojej firmy, nie do korporacji z Londynu.

Szanuj dane jak swoje. Nie drukujesz swoich danych na przypadkowej drukarce – nie rób tego z danymi klientów.

Ucz się na cudzych błędach.