Prowadzenie firmy bez korzystania z rozwiązań informatycznych jest trudne, a często niemożliwe. Jak jednak wśród wielu ofert wybrać oprogramowanie, które będzie idealne dla naszej firmy? Na jakie cechy oferowanych produktów należy zwrócić uwagę? Swoją opinię na ten temat mają właściciele małych i średnich firm.

Wspomaganie zarządzania w firmie programami komputerowymi jest w Polsce normą. Zróżnicowana jest jednak skala wykorzystywania tego typu narzędzi. Część firm poprzestaje na prostych programach do księgowania lub fakturowania, część sięga po bardziej rozbudowane systemy CRM. Jedni korzystają z programów na licencjach do instalowania na komputerach, inni próbują najnowszych rozwiązań cloud computing, do używania, których wystarczy przeglądarka i wykupiony abonament. Jednak bez względu na stopień zaawansowania wybranego oprogramowania, chodzi przede wszystkim o zapanowanie nad chaosem informacyjnym w przedsiębiorstwie.

– W dzisiejszych czasach najważniejsza jest informacja – potwierdza Wojciech Dorożyski  z drukarni Duży Format, która obecnie pracuje nad własnym pakietem usprawniającym zarządzanie  – stąd przepływ informacji w naszej firmie oraz czas realizacji zlecenia jest jednym z kluczowych czynników wpływających na zadowolenie klientów. Dzięki temu oprogramowaniu, pracownicy z poszczególnych działów naszej firmy będą mieli wgląd, na jakim etapie jest dane zlecenie. Owe przedsięwzięcie usprawni działanie i zneutralizuje chaos w firmie.

Duży Format zdecydował się na zamówienie systemu „skrojonego na miarę”, dopasowanego do indywidualnych potrzeb. Nad podobnym rozwiązaniem pracuje sieć cukierni Lenkiewicz. W tym przypadku nacisk położony jest na zarządzanie produkcją. – Program ten ułatwi nam politykę magazynową oraz usprawni proces produkcji ciast i lodów – opowiada Michał Lenkiewicz – Pracownik nie będzie miał możliwości pomyłki przy dozowaniu półproduktów, gdyż system sam, według receptury, wyda z magazynu dokładnie tyle półproduktów ile potrzeba na daną partię towaru.

Jednak takie rozwiązanie nie jest idealne dla wszystkich. Stworzenie systemu dostosowanego do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa to dość duży wydatek. Ponadto, w większości mniejszych firm dobrze sprawdzają się uniwersalne rozwiązania, pomagające usprawnić przepływ informacji między organizacją a otoczeniem oraz wewnątrz organizacji. O tym, że mogą się one okazać pomocne, przekonani są nawet przedsiębiorcy, którzy ich nie używają. Prowadząca mikro-firmę Renifer Aleksandra Łukomska-Smulska mówi: – Nie korzystam z oprogramowania wspomagającego zarządzanie firmą, ponieważ korzystam z usług dobrego doradcy podatkowego. Z całą pewnością jednak podmiotom handlowym przydałoby się oprogramowanie pozaksięgowe poprawiające relacje i kontakt z klientami, umożliwiające szybki przepływ informacji handlowych a zatem wpływające pozytywnie na poziom sprzedaży i jej jakość.

Każde przedsiębiorstwo powinno zatem rozważyć zainwestowanie w rozwiązanie tego typu. Przed decyzją warto jednak zadać sobie kilka pytań. Jakie procesy w firmie chcemy usprawnić? Jakie potrzeby zaspokoić?
Jak zaawansowani są nasi pracownicy w obsłudze programów tego typu? Czy zależy nam na integracji poszczególnych elementów pakietu, czy chcemy skorzystać jedynie z jednego modułu?

Jerzy Okoński z toruńskiego Fortu IV zwraca uwagę na jeszcze jeden, prawdopodobnie najważniejszy aspekt – intuicyjność programu. – Zdarzyło się kilka razy, że posiadaliśmy znakomite pod względem technicznym oprogramowanie, którego obsługa była bardzo trudna, a proces szkolenia droższy od samego programu – mówi.

Warto zatem poświęcić trochę więcej czasu na dokonanie właściwego wyboru, aby później móc zaoszczędzić czas podczas wykonywania biznesowych zadań.

Autor: Łukasz Bartosik