W wielu firmach system CRM i system ERP działają równolegle. CRM wspiera sprzedaż i obsługę klientów, natomiast ERP odpowiada za procesy operacyjne, takie jak magazyn, produkcja, finanse czy księgowość. Problem pojawia się wtedy, gdy oba systemy nie wymieniają między sobą danych.
Brak integracji oznacza konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji, większe ryzyko błędów oraz wydłużenie realizacji procesów. Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na integrację systemów CRM i ERP.
Na czym polega integracja CRM i ERP?
Integracja polega na automatycznej wymianie danych pomiędzy systemami. Dzięki temu użytkownicy nie muszą ręcznie przepisywać informacji ani przełączać się między kilkoma aplikacjami.
Zakres integracji zależy od potrzeb firmy. Najczęściej obejmuje:
- bazę klientów i kontrahentów,
- produkty i usługi,
- zamówienia,
- faktury,
- stany magazynowe,
- status realizacji zleceń,
- informacje o płatnościach.
W praktyce oznacza to, że dane wprowadzone w jednym systemie są automatycznie dostępne w drugim.
Jak wygląda to w praktyce?
Wyobraźmy sobie firmę produkcyjną.
Handlowiec rejestruje nowe zamówienie w systemie CRM. Informacja automatycznie trafia do systemu ERP, gdzie uruchamiany jest proces realizacji. Dział produkcji planuje wykonanie zlecenia, magazyn przygotowuje materiały, a po zakończeniu realizacji ERP wystawia fakturę.
Status zamówienia wraca do CRM, dzięki czemu handlowiec może w każdej chwili poinformować klienta, na jakim etapie znajduje się jego zamówienie.
Cały proces przebiega bez ręcznego przekazywania informacji pomiędzy działami.
Korzyści z integracji systemów
Połączenie CRM z ERP pozwala usprawnić codzienną pracę całej organizacji. Najważniejsze korzyści to:
- eliminacja wielokrotnego wprowadzania tych samych danych,
- mniejsza liczba błędów wynikających z ręcznego przepisywania informacji,
- szybszy przepływ danych między działami,
- aktualne informacje o klientach, zamówieniach i płatnościach,
- krótszy czas realizacji procesów,
- lepsza obsługa klientów.
Dodatkową zaletą jest możliwość raportowania danych pochodzących z różnych obszarów działalności firmy w jednym miejscu.
Czy integrację trzeba planować już na etapie wdrożenia?
Najlepiej uwzględnić integrację już podczas wyboru i wdrażania systemu CRM. Pozwala to odpowiednio zaprojektować procesy oraz określić, które dane mają być wymieniane pomiędzy systemami.
Nie oznacza to jednak, że firmy posiadające już działające rozwiązania są pozbawione takiej możliwości. Wiele nowoczesnych systemów CRM i ERP udostępnia interfejsy API, które umożliwiają integrację również po zakończeniu wdrożenia. W niektórych przypadkach konieczne jest przygotowanie dedykowanego mechanizmu wymiany danych, jednak dobrze zaprojektowane systemy można skutecznie połączyć nawet po wielu latach użytkowania.
Integracja systemów CRM i ERP pozwala stworzyć spójne środowisko pracy, w którym informacje są dostępne dla wszystkich działów bez konieczności ich ręcznego przekazywania. Efektem jest szybsza realizacja procesów, mniej błędów oraz lepsza obsługa klientów.
Dla firm, które korzystają z obu typów oprogramowania, integracja jest często jednym z najbardziej opłacalnych sposobów usprawnienia organizacji pracy.
Źródło: komplus.pl